Во времена, когда информация курсирует непрерывным потоком, важность грамотно выстроенной коммуникации внутри компании сложно переоценить. Интранет-порталы становятся центрами информации и внутрикорпоративного общения, превращая рядовой офис в динамичное и продуктивное пространство. С ними сотрудники могут легко находить нужные данные, обмениваться идеями и совместно работать над проектами. Но как именно интранет-порталы могут изменить работу в компании? Какие преимущества они предлагают и что нужно для их успешного внедрения? Поговорим в этой статье.
Что такое интранет-порталы и как они меняют правила игры?
Для начала давайте разберемся, что такое интранет-порталы. Представьте, что у вас есть интернет, но только для сотрудников вашей компании. В нем можно общаться, делиться информацией и работать над проектами, не беспокоясь о том, что кто-то со стороны заглянет в ваши дела. Это и есть интранет-портал – своего рода виртуальный офис, где все ресурсы собраны в одном месте: и новости, и документы, и чаты, и форумы, и инструменты для совместной работы. Но вход в этот офис только по пропускам.
Так кому нужны интранет-порталы? Прежде всего, большим организациям. Если в вашей компании работают десятки или сотни сотрудников, сидящих в разных офисах или на разных этажах одного здания, интранет незаменим! С ним сотрудники смогут обсуждать важные для компании темы, не теряя время на встречи. Вместо того чтобы собирать всех для обсуждения корпоративного вопроса, можно создать обсуждение в интранете, что сэкономит вам, задумайтесь, столько рабочих часов, умноженных на стоимость часа, сколько сотрудников в вашей организации.
Интранет-порталы для совместной работы полезны командам, работающим удаленно над конкретными проектами. Портал предоставляет им все нужные инструменты: документы, календари и доски задач, что позволяет легко координировать действия и следить за прогрессом в режиме реального времени. А это неизбежно повышает продуктивность и делает работу более организованной.
Виртуальные офисы для продуктивной работы
Интранет-порталы – как виртуальные офисы, которые помогают работать лучше и быстрее. Они могут быть разными в зависимости от нужд команды и выполнять множество функций, в числе которых:
- Система уведомлений – с ней сотрудники автоматически получают уведомления о важных событиях, изменениях или новых документах.
- Календарь событий – интеграция с корпоративным календарем помогает планировать встречи и мероприятия.
- Хранение файлов – единое место для хранения и обмена документами упрощает доступ к нужной информации.
- Аналитика и отчеты – мониторинг выполнения задач и составление автоматических отчетов становится проще.
- Обсуждение – с помощью портала можно удобно согласовывать командировки и корпоративные мероприятия без сборов на планерке.
- Создание заметок – любой сотрудник может записывать важные мысли и идеи прямо в системе.
- Заказ продукции – организация закупок (той же канцелярии на офис) становится проще: сотрудники просто оставляют свои запросы в системе, остается только сформировать окончательный список.
- Доставка еды – возможность организовать обеды для команды без лишних усилий.
- Форумы и чаты – обсуждение рабочих вопросов и обмен идеями в режиме реального времени.
- Сбор обратной связи и опросы – возможность проводить опросы среди сотрудников для получения мнений и предложений.
- Обучающие материалы – ресурсы для повышения квалификации и обучения сотрудников.
Множество подобных функции помогает не только наладить внутренние процессы, но и сократить временные затраты на выполнение задач. А время в вашем случае – деньги, причем немалые.
Интранет-портал и корпоративный сайт – в чем разница?
Интранет-портал по незнанию можно спутать с корпоративным сайтом. Но это два очень разных элемента онлайн-экосистемы компании. Каждый элемент играет свою уникальную роль и ориентирован на разные функции и разные цели, поэтому ресурсы имеют ключевые отличия:
- В первую очередь, различна аудитория. Интранет-портал – это закрытое пространство для сотрудников, как клуб для своих, а чтобы получить в него доступ, нужно как минимум быть сотрудником и иметь свой логин и пароль. Сайт компании, в отличие от корпоративного портала, открыт для всех, кто хочет познакомиться с вашей организацией.
- Различаются цели создания ресурсов: сайт компании как правило сосредоточен на маркетинге и привлечении клиентов, в то время как интранет-портал нацелен на внутренние процессы.
- Значительные различия имеет и функционал. Интранет-порталы имеют в арсенале мощные инструменты для совместной работы, платформу для обсуждений и обмена идеями. Сайт же чаще предоставляет информацию и интерактивы и не всегда позволяет пользователям общаться друг с другом или активно взаимодействовать с ресурсом.
- Не забудем и про управление контентом. Если контент интранет-портала обновляется собственными сотрудниками исключительно для внутренних нужд, то сайт компании как правило поддерживается для клиентов и партнеров.
Так что не стоит принимать корпоративный сайт за интранет-портал и наоборот – это два разных ресурса, выполняющие уникальные функции, и оба они важны для успешной работы компании.
Интранет-портал для эффективной работы команды
Подробнее остановимся на преимуществах, которые интранет-портал может предложить вашей команде:
- Оптимизация рабочего времени – интранет собирает информацию в одном месте, позволяя быстро находить данные.
- Повышение эффективности работы – все сотрудники имеют доступ к актуальным событиям и общей базе данных.
- Улучшение контроля и управляемости – руководство легко отслеживает занятость сотрудников и реагирует на изменения.
- Оптимизация бизнес-процессов – интранет улучшает ключевые процессы, способствуя росту дохода.
- Скорейшая адаптация и обучение сотрудников – доступ к обучающим материалам ускоряет интеграцию новичков.
Все это создает неплохие условия для роста дохода и повышения конкурентоспособности компании. В итоге инвестиции в разработку интранет-портала могут привести к ощутимому увеличению прибыли и еще более успешному развитию бизнеса.
Как заказать разработку интранет-портала для компании?
Итак, мы уже поняли, что интранет-портал – это находка для компании, каким бы штатом сотрудников она ни располагала. Продукт не просто делает работу проще, он добавляет жизни в рутинные задачи.
Компания Nextner предлагает разработку интранет-систем и интранет-порталов, которые подходят под потребности конкретной компании и конкретного коллектива. Мы создаем безопасные, конфиденциальные, функциональные, эффективные интранет-порталы, скрупулезно работая над каждой деталью. Наши интранет-порталы предлагают множество инструментов для взаимодействия сотрудников. Мы разрабатываем портал как мощный сервис, способный поддерживать и активное общение, и совместную работу большой и маленькой команды.
В то же время мы понимаем, что внедрение интранет-системы способно вызывать опасения у сотрудников: кто-то может подумать, что за ним теперь будет жесткий контроль. Но если вы грамотно объясните принцип работы и цель внедрения интранет-портала, сотрудники поймут, что ваша задача – избежать хаоса и неразберихи, а не узнать, сколько минут в день подчиненные не смотрят в монитор. Интранет-портал – это просто не контроль или управление задачами, это среда для эффективного общения и сотрудничества, которая помогает командам работать более слаженно и продуктивно.
Изображения от Freepik.